Digital wie persönlich: Ein respektvoller Umgang mit anderen ist das A und O in unserer Gesellschaft. Wir stellen deshalb vor: die Netiquette beim E-Mail-Schreiben!
Ob Arbeitswelt oder Campusleben an der Uni – wer E-Mails verfasst, muss sich an gewisse Regeln halten. Vor allem auf Manieren, Höflichkeit und den guten Ton kommt es an. Wie eine repräsentative Studie von GMX und WEB.DE aber zeigt: Nicht jeder hat ein Gespür dafür!
Satte 71 Prozent der Befragten haben sich bereits einen Patzer beim Verschicken einer E-Mail erlaubt. 31 Prozent haben sogar schon einmal Fehler beim Betreff gemacht. Das fällt der Empfängerin oder dem Empfänger der E-Mail natürlich sofort auf und hinterlässt nicht unbedingt einen guten Eindruck. Was ebenfalls kein gutes Licht auf Sie wirft, sind schlechte Rechtschreibung und falsche Zeichensetzung. Das sehen zumindest 34 Prozent der Befragten so. Aber am meisten sind Deutsche beim Mailen von sinnlosen Nachrichten genervt (64 Prozent).
Aber wie schreibt man denn nun eine gute E-Mail? E-Mail-Knigge: das sind die Regeln
E-Mail-Netiquette – diese Regeln gelten!
Das sind die wichtigsten Regeln, die es bei einer professionellen E-Mail zu beachten gilt:
1. Klarer Betreff
Der Betreff ist das Aushängeschild einer E-Mail. Er ist das Erste, was gelesen wird und sollte deshalb den Inhalt und das Thema Ihrer E-Mail prägnant zusammenfassen. Nutzen Sie dafür also aussagekräftige Schlüsselwörter – aber bitte keine generischen Formulierungen wie "Kurze Frage" oder "Wichtig".
2. Anrede und Abschiedsgruß
Achten Sie stets auf eine förmliche Anrede und duzen Sie Ihr Gegenüber nicht ungefragt – insbesondere dann nicht, wenn Sie beispielsweise Ihrer/Ihrem Vorgesetzten schreiben.
Tipp: Wissen Sie noch nicht konkret, wer Ihr Ansprechpartner ist, so empfehlen wir bei förmlichen Anreden ein höfliches "Sehr geehrte Damen und Herren", bei einer weniger förmlichen Angelegenheit (z. B. bei einer Reservierungsanfrage im Restaurant) ein freundliches "Liebes Service-Team". Letzteres ist sogar noch geschlechtsneutral.
Bedenken Sie auch die interne Hierarchie: Wir sind es zwar mittlerweile gewöhnt auf Messenger-Diensten wie WhatsApp oder Telegramm munter drauflos zu tippen: Bei E-Mails gibt es aber klare Regeln, an die Sie sich halten sollten.
Was den Abschiedsgruß betrifft: Viele empfinden die Abkürzung "MfG" mittlerweile als angemessen. Laut der oben genannten Studien bevorzugen lediglich 12 Prozent eher die ausgeschriebene Abschiedsvariante "Mit freundlichen Grüßen".
Bei Abkürzungen allgemein empfehlen wir Ihnen jedoch, diese sparsam einzusetzen. Um der Höflichkeit willen, aber vor allem, da nicht jeder mit jeder Abkürzung auch etwas anzufangen weiß.
Tipp: Wollen Sie Ihre E-Mail professionell wirken lassen, weil Sie sich z. B. für Ihren Traumjob bewerben oder wichtige Dokumente an Ämter versenden, können Sie Ihre E-Mail mit einer Signatur am Ende abrunden. Diese sollte Ihren Namen, Job-Titel und sonstige Informationen enthalten. Hier erfahren Sie, wie Sie bei GMX eine solche Signatur erstellen können.
3. Ihr Text: strukturiert, prägnant und höflich
Schreiben Sie kurze, prägnante Sätze, die leicht zu verstehen sind. Vermeiden Sie unbedingt Schachtelsätze, die Ihr Gegenüber verwirren könnten.
Falls Ihre E-Mail etwas länger ausfällt, bauen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz ein. Insgesamt sollte Ihre E-Mail aber nicht mehr als drei Absätze beinhalten.
Wichtig: Trotz aller Dringlichkeit und auch wenn Sie grade emotional aufgewühlt (z. B. sehr wütend oder verunsichert) sind, sollten Sie immer höflich bleiben und Ihre E-Mails mit Bedacht formulieren. Nachrichten, die aus dem Moment heraus entstehen, lassen Sie selten in einem guten Licht dastehen. Und Sie werden sie mit Sicherheit später bereuen. 10 Prozent der Befragten aus der oben genannten Studie haben bereits eine solche Erfahrung gemacht.
Tipp: Speichern Sie Ihre E-Mails erst einmal als Entwurf, nachdem Sie sie verfasst haben. So können Sie sich am Tag darauf Ihre Nachricht noch einmal durchlesen und ggf. Verbesserungen vornehmen.
4. Weniger Mails, mehr Inhalt
Ob Arbeit, Uni oder auch privat, wir werden täglich mit einer Flut an E-Mails konfrontiert, von denen aber nicht alle immer wichtig oder nötig sind. Überlegen Sie sich es deswegen zweimal, ob Sie eine E-Mail auch wirklich senden müssen, oder ob der Inhalt vielleicht doch unwichtig ist. Damit ersparen Sie anderen Zeit und Nerven. Das gilt sowohl privat als auch im Berufsleben.
5. CC und BCC richtig verwenden
Wer soll alles "up to date" sein und von dem Inhalt Ihrer E-Mail Kenntnisse erhalten? Diese Frage sollten Sie sich stellen, bevor Sie jemanden auf CC oder BCC bei einer E-Mail setzen. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie niemanden belästigen, der mit dem Thema der E-Mail überhaupt nichts zu tun hat.
Bedenken Sie auch: Wenn Sie beispielsweise Ihre/n Vorgesetzte/n auf CC setzen, kann das negativ gedeutet und als Vertrauensbruch wahrgenommen werden. Das Letzte, was Sie wollen, ist Spannungen mit Kolleginnen und Kollegen eskalieren zu lassen.
6. Hohe Priorität nur für besonders wichtige E-Mails
Wenn Sie eine wichtige E-Mail versenden und sicherstellen wollen, dass Sie auch schnellstmöglich gelesen wird, haben Sie die Möglichkeit eine E-Mail bei GMX mit einer hohen Priorität zu versehen. Diese E-Mails erhalten im Betreff ein Ausrufezeichen im Postfach Ihres Gegenübers.
Sie sollten diese Priorisierung aber nicht inflationär einsetzen. Wenn die Dringlichkeit von Ihnen nur vorgetäuscht wurde, kommt das nicht gut an. Verwenden Sie diese Funktion also nur in Ausnahmefällen.
Die Basics des E-Mail-Schreibens
Aufgepasst: Diese Basics sollte jeder kennen. Sie sind Grundlage jeder seriösen und professionellen E-Mail:
E-Mail-Adresse: Verwenden Sie immer eine E-Mail-Adresse mit Ihrem echten Namen für beruflichen E-Mail-Verkehr, insbesondere bei einer Bewerbung.
Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion sollten immer korrekt sein. Auch dann, wenn eine E-Mail mal unter Zeitdruck in der letzten Sekunde verfasst werden musste. Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler wirken unprofessionell und schludrig. Ebenfalls sollten Sie auf "Rudelbildungen" von Satzzeichen zur Verdeutlichung Ihres Standpunktes verzichten.
Emoticons und Ironie: Auch, wenn man es mittlerweile von Social Media und Co. gewohnt ist, den eigenen Nachrichten mit Emojis mehr Ausdruck zu verleihen, sind die digitalen Gesichter und Icons ein absolutes No-Go in beruflichen E-Mails. Das Gleiche gilt für Ironie und Sarkasmus: Nicht für jeden ist dann verständlich, was Sie wirklich gemeint haben und was nicht.
Nicht bei jedem Thema sollte eine E-Mail das Mittel der Wahl sein. Fragen Sie sich selbst, ob gewisse Dinge nicht auch besser in einem persönlichen Gespräch geklärt werden könnten.
Anhänge: Bevor Sie eine E-Mail abschicken, sollten Sie immer überprüfen, ob Sie auch die richtigen Anhänge angeheftet und nichts vertauscht haben. Bei einer Bewerbung ein Anschreiben anzuhängen, das eigentlich für ein anderes Unternehmen vorgesehen war, wäre eine Katastrophe.
Denken Sie auch daran, möglichst immer eine PDF-Datei anstatt einer Word-Datei anzuhängen, da eine PDF-Datei problemlos geöffnet werden kann und sich nichts verschiebt.
Bei der Größe der Anhänge gilt: Weniger ist mehr. Wie Sie Anhänge verkleinern können, erfahren Sie hier.
Antwortzeit: Idealerweise sollten Sie E-Mails innerhalb der ersten 24 Stunden beantworten. Falls Sie aber keine Zeit haben, um sich mit dem Inhalt der E-Mail ausführlich zu befassen, teilen Sie Ihrem Gegenüber mit, wann er oder sie spätestens mit einer Antwort rechnen kann.
Wichtig: Sind Sie krank, haben Urlaub oder sind aus anderen Gründen abwesend, stellen Sie unbedingt eine Abwesendheitsnotiz ein.
