So schreiben Sie bessere E-Mails

E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsmittel und fest in den Alltag integriert. Doch leider fehlt es häufig an Perfektion. Wenn Sie aber diese Regeln beachten, hinterlassen Sie gleich einen besseren Eindruck beim Empfänger.

1. Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile: Die richtige Betreffzeile ist entscheidend dafür, ob die E-Mail als wichtig eingestuft und gleich gelesen wird oder ob sie zwischen vielen anderen E-Mails in Vergessenheit gerät. Vermeiden Sie deshalb Betreffzeilen wie „Hallo“, sondern fassen Sie bereits in der Betreffzeile kurz und knapp zusammen, um was es in Ihrer E-Mail geht.
 

2. Vergessen Sie weder Anrede noch Abschiedsgruß: Wenn Ihnen der Name Ihres Empfängers bekannt ist, dann sprechen Sie diesen auch namentlich an. Wenn es sich beim Empfänger um eine unbekannte Person handelt, verwenden Sie Anredealternativen, wie z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“.
 

Wichtig am Ende Ihrer E-Mail ist der Abschiedsgruß. Um diesen nicht zu vergessen, empfiehlt es sich, eine E-Mail-Signatur einzurichten. Wählen Sie dazu auf Ihrer GMX Postfach-Startseite „Einstellungen“ und dann „E-Mail-Einstellungen“ aus. Geben Sie im Feld „Signatur“ Ihre Wunschsignatur ein. Klicken Sie auf „Speichern“. Fertig!
 

3. Strukturieren Sie Ihre E-Mails: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit dem Wichtigen. So gehen Sie sicher, dass die wichtigste Information Ihrer E-Mail auch dann gesehen wird, wenn sie nicht bis zum Ende gelesen wird. Verwenden Sie außerdem Absätze, um die E-Mail übersichtlicher zu gestalten. Das Erfassen von Informationen fällt dem Leser so leichter.

4. Heben Sie Wichtiges hervor: Zeit- Orts- und Datumsangaben sollten Sie fett hervorheben. Somit stechen sie gleich ins Auge und werden nicht übersehen.

5. Korrektheit: Achten Sie auf grammatikalische Korrektheit und vermeiden Sie Rechtschreibfehler.

6. Antworten: Wenn Sie auf eine E-Mail mit mehreren Empfängern antworten möchten, wägen Sie ab, ob Sie nur dem Absender oder allen Empfängern antworten möchten. Wenn die Information für alle Beteiligten relevant ist, dann wählen Sie auf jeden Fall „allen antworten“ aus. Sollte die Antwort allerdings nur den Absender betreffen, dann senden Sie die E-Mail am besten auch nur an diesen.
 

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