E-Mail-Prioritäten festlegen – so geht's!

Wer geschäftlich viele E-Mails schreibt, hat bestimmt schon einmal die Erfahrung gemacht, dass an manchen Tagen regelrechte E-Mail-Sintfluten ins E-Mail-Postfach hereinbrechen. Dabei kann es ganz schön schwierig sein, einen kühlen Kopf zu bewahren und die entsprechenden Nachrichten gewissenhaft zu bearbeiten. Um diesem Szenario zu entgehen und sicherzustellen, dass E-Mails im Postfach des Empfängers nicht untergehen, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre E-Mails priorisieren können.
Gerade bei dringenden Angelegenheiten sollte sichergestellt werden, dass sich der Adressat ausreichend mit dem Sachverhalt beschäftigt. Um zu vermeiden, dass Ihre Mitteilungen lediglich überflogen oder sogar überhaupt nicht gelesen werden, haben wir im Folgenden ein paar Tipps für Sie. Also, los geht's:

E-Mails priorisieren                            

Beim Verfassen einer neuen E-Mail kann dieser eine Priorität zugeordnet werden:
 
  • Beim Verfassen einer Nachricht wählen Sie "Optionen" aus, woraufhin sich ein Dropdown-Menü öffnet. Das Feld finden Sie oben rechts in der Leiste – versehen mit einem Briefumschlag-Symbol und einem Pfeil.
  • In der folgenden Ansicht haben Sie nun die Möglichkeit, eine Priorität zu vergeben – egal ob niedrig, mittel oder hoch, Sie haben die Wahl.
  • Bei Auswahl der hohen Priorität erscheint beim Empfänger ein Ausrufezeichen neben dem Betreff der eingegangenen E-Mail. Wählen Sie die niedrige Priorität, so wird dem Empfänger in der Kopfzeile der entsprechend eingegangenen E-Mail ein Pfeil nach unten angezeigt.

 

Wann macht welche Priorisierung Sinn?

Geht es um eine wichtige Angelegenheit, die besonders schnell wahrgenommen und bearbeitet werden soll, empfehlen wir die Priorität "hoch" zu wählen. Dem Empfänger wird dadurch signalisiert, dass es sich um einen relevanten Inhalt handeln muss und wird sich dem Thema vermutlich schneller annehmen.

Wenn Sie allerdings Nachrichten an Kollegen verschicken, die lediglich zu Informationszwecken bzw. zur Kenntnisnahme einer Information dienen, können Sie die Mails auch "niedrig" priorisieren.

Betreff spezifizieren

Ein Betreff wirkt wie eine Art Überschrift auf den Leser. Umso eindeutiger dieser formuliert ist, umso klarer wird dem Empfänger, um was es sich handelt. Dementsprechend sollten Sie immer einen einschlägigen Betreff – beispielsweise eine Handlungsaufforderung – wählen, der die andere Person dazu anregt, Ihre E-Mail zu lesen. Und wenn Sie diese Mail dann noch mit einer hohen Priorität versehen, kann sie vom Empfänger eigentlich gar nicht mehr übersehen bzw. überlesen werden!

Übrigens machen Sie es sich damit auch leichter, eine bestimmte E-Mail später unter Ihren gesendeten Mails herauszusuchen: Geben Sie in der Suche einfach einen Begriff des Betreffs ein – und schon müsste die gesuchte E-Mail angezeigt werden. Praktisch, oder?

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E-Mail

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