Unterschrift digitalisieren – so geht's

Wie erstelle ich eine digitale Version meiner handgeschriebenen Unterschrift, z. B. für ein digitales Dokument? Welche Möglichkeiten gibt es für Smartphone oder PC und wann ist die digitale Unterschrift rechtlich ausreichend?
Kennen Sie das auch: Sie füllen ein digitales Formular aus oder verfassen ein Dokument − zum Beispiel ein Bewerbungsschreiben in Form einer PDF-Datei. Und nun möchten Sie am Rechner oder Handy Ihre Unterschrift daruntersetzen. Aber wie geht das bloß?

Kostenlos elektronische/digitale Unterschrift erstellen

Es gibt verschiedene Wege, wie Sie Ihre handgeschriebene Unterschrift in die digitale Form bringen.

Die Scan-Methode

Natürlich können Sie einfach auf einem Blatt Papier unterschreiben, das Ganze mit dem Scanner einscannen und dann als JPG, GIF oder sonstige Datei abspeichern. Nachdem Sie die Bilddatei zugeschnitten haben, können Sie sie jederzeit Ihren Dateien hinzufügen. Z. B. in Ihre E-Mail-Bewerbung.

Neben der Scan-Methode gibt es aber auch andere Optionen, wie Sie Ihre Unterschrift digital erstellen können. Hier finden Sie eine Auswahl an einfachen und kostenlosen Möglichkeiten und Werkzeugen. Für Ihren PC, Ihr Tablet und Ihr Smartphone!

Mit dem Bildbearbeitungsprogramm GIMP

  1. Installieren Sie das kostenlose Bildbearbeitungsprogramm GIMP.
  2. Öffnen Sie eine neue Datei und wählen Sie in den Einstellungen als Füllung einen transparenten Hintergrund.
  3. Wählen Sie den Pinsel mit der richtigen Zeichenstärke und zeichnen Sie Ihre Unterschrift.
  4. Speichern Sie Ihre Unterschrift dann über "Datei" > "Exportieren" als .png-Datei auf Ihrem Rechner.
Tipp: Speichern Sie die .png-Datei in Ihrer GMX Cloud. So haben Sie sie jederzeit griffbereit und können die Unterschrift auch unterwegs in digitale Dokumente einfügen. Etwa in ein Formular, das Sie im kostenlosen Online Office Ihres Postfachs bearbeiten.

Mit dem Adobe Acrobat Reader für PDF-Dokumente

Mit der aktuellen kostenlosen Version von Adobe Acrobat Reader können Sie Ihre Signatur einfügen. Einfach PDF öffnen und oben im Menü auf "Unterschreiben" > "Ausfüllen und Unterschreiben" gehen. Danach oberhalb des Dokuments auf das Unterschrift-Symbol klicken und dort die gewünschte Funktion zum Unterschreiben auswählen.

Unterschrift auf Smartphones einfügen

In einem PDF auf dem Android Smartphone

Sie haben ein Android Smartphone? Adobe hält für Sie die kostenlose App "Fill & Sign" bereit. Einfach im Play Store danach suchen, die App installieren und schon kann es losgehen!

In einem PDF auf dem iPhone

Apple macht es seinen Nutzerinnen und Nutzern leicht: Fügen Sie einfach über die bereits installierte Dateien-App Unterschriften in Ihre PDF-Dokumente ein. Klicken Sie dazu auf das "+"-Symbol im geöffneten Dokument und anschließend auf "Zeichnen".
 
Neben den hier genannten Möglichkeiten, eine Unterschrift zu digitalisieren, gibt es natürlich noch weitere Online-Tools bzw. Software. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl von Anwendungsfällen für diese Art Unterschrift:

Wann reicht die einfache digitale Unterschrift?

  • Zum Signieren Ihrer E-Mails – zum Beispiel, wenn Sie etwas formeller kommunizieren möchten
  • Bei verschiedensten formfreien Vereinbarungen
Gut zu wissen:

1. Die einfache elektronische Unterschrift ist nicht rechtssicher und hat daher auch bei rechtlichen Streitigkeiten keine Bewandtnis.
 
2. Möchten Sie Ihren Arbeitsvertrag oder Ihr Mietverhältnis kündigen oder geht es beispielsweise um Bürgschaften, besteht der Gesetzgeber auf die echte, handgeschriebene Unterschrift.
 
3. Für bestimmte Anwendungsfälle können Sie anstelle der handgeschriebenen Unterschrift auch eine zertifizierte und damit rechtssichere digitale Signatur nutzen.

Unterschied einfache digitale Unterschrift vs. rechtsgültige digitale Signatur

Bitte nicht verwechseln: Bei der digitalen Signatur handelt es sich nicht um eine Unterschrift im eigentlichen Sinne. Sie hat also mit der hier geschilderten, selbst erstellten Unterschrift in Digitalform nichts zu tun.
 
Vielmehr ist die digitale Signatur eine Art qualifiziertes Zertifikat bzw. Authentifizierungszeichen, das die Echtheit von Ihnen als Person und der von Ihnen gesendeten Dokumente bestätigt. Sie wird daher vor allem bei der Kommunikation mit behördlichen Stellen – zur Signierung von Dokumenten – benötigt.

Wo bekomme ich die digitale Signatur?

Sie können sie gemeinsam mit einer Zertifizierungsstelle (ähnlich einem Notar) kostenpflichtig oder auch kostenlos erstellen. Die Zertifizierungsstelle prüft Ihre Identität und generiert zusammen mit Ihnen Ihre digitale Signatur. Mehr Informationen und eine Auflistung von Zertifizierungsstellen finden Sie auf der offiziellen Webseite der Bundesnetzagentur unter Anbieter.
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