Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice, wie eine aktuelle Studie zeigt. Viele von ihnen aber nur zeitweise. Doch wie wirkt es sich steuerlich aus, wenn ein Arbeitgeber seinem Angestellten ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten? Das hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wir stellen verschiedene Modelle vor und erklären, was es steuerlich Neues gibt.
Nach einer neuen Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung und des Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung zum Thema Homeoffice ist der Anteil der Beschäftigten in privaten Betrieben mit über 50 Arbeitnehmern im Homeoffice in den letzten vier Jahren um drei Prozent angestiegen.
Die meisten von ihnen sind aber nur teilweise in Heimarbeit tätig. Die Hälfte der Beschäftigten sieht dabei im Homeoffice einen Vorteil für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Es gibt also unterschiedliche Motive, warum man sich für Homeoffice entscheidet. Und je nachdem, ob das Interesse des Chefs oder des Angestellten im Vordergrund steht, fällt auch die steuerliche Behandlung unterschiedlich aus. Um dies zu verdeutlichen, schauen wir uns die unterschiedlichen Gestaltungsmodelle anhand von Beispielen an.
Fall 1: Der Klassiker
Arbeitnehmer Sebastian arbeitet meistens im Büro an seinem dortigen Arbeitsplatz, möchte aber tageweise zu Hause arbeiten und richtet sich ein Arbeitszimmer ein. Chef Christopher stellt ihm PC und Monitor zur Verfügung. Sebastian möchte das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.
Das klingt unkompliziert – und darin liegt auch der Vorteil. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben geringen bürokratischen Aufwand. Nachteil ist allerdings, dass Sebastian noch einen Arbeitsplatz im Büro des Arbeitgebers hat – und dann könnte das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer nicht anerkennen.
Unsere Empfehlung: Sebastian sollte mit seinem Chef vereinbaren, dass er drei Tage die Woche im Homeoffice arbeitet und den Rest der Woche im Betrieb verbringt. Denn wenn er den dienstlichen Arbeitsplatz jederzeit – auch an Homeoffice-Tagen - trotzdem nutzen könnte, wäre die Nutzung tatsächlich nicht eingeschränkt. In diesem Fall hat der BFH jedenfalls dem Grunde nach das Arbeitszimmer anerkannt (Bundesfinanzhof, Urteil vom 26.2.2014, VI R 40/12).
Unproblematisch ist es dagegen, wenn Sebastian an den Homeoffice-Tagen das Büro ohnehin nicht nutzen kann, weil seinen Arbeitsplatz jemand anderes nutzt, der sich mit ihm den Platz teilt.
Fall 2: Neues im Bereich Vermietung
Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sebastian sein Arbeitszimmer an Chef Christopher vermietet. Dazu müssen die beiden einen Mietvertrag über das Zimmer schließen und Christopher zahlt Sebastian dafür Miete.
Und hier kommt die Interessenfrage ins Spiel: Denn je nachdem, wessen Interesse an der Vermietung überwiegt, wird die Konstellation steuerlich unterschiedlich behandelt.
Arbeitslohn oder Vermietung
Hat der Arbeitnehmer das überwiegende Interesse an der Vermietung, muss er den Vorteil daraus auch versteuern – und zwar wie ganz normalen Arbeitslohn. Schließlich zahlt der Arbeitgeber dann den Arbeitnehmer quasi so, als würde er ihm damit eine Gegenleistung für die von ihm verrichtete Arbeit gewähren. Von einem überwiegenden Interesse des Arbeitnehmers wird etwa dann ausgegangen, wenn er im Betrieb des Arbeitgebers einen weiteren Arbeitsplatz hat – wie im Beispielsfall – und der Arbeitgeber die Nutzung des Arbeitszimmers nur duldet oder gestattet.
Es kann aber auch eine ganz andere Einkunftsart vorliegen: nämlich dann, wenn die Mieteinnahmen den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zugeordnet werden können. Voraussetzung: Sebastian muss nachweisen, dass das betriebliche Interesse des Chefs an der Vermietung überwiegt. Und damit mehr als das bloße Interesse daran, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleitung erbringt.
Wie kann Sebastian nun aber nachweisen, dass dies so ist? Sprechen folgende Indizien dafür, wird er es einfach haben:
- Er hat keinen geeigneten Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung
- Andere Arbeitnehmer erhalten vom Arbeitgeber einen Arbeitsplatz, den dieser für sie extra bei Dritten angemietet hat
- Sebastian und sein Chef haben eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung geschlossen
Es muss jedoch noch eine Einkünfteerzielungsabsicht von Sebastian hinzukommen. Und hier setzt ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums an (Schreiben vom 18.4.2019, IV C 1 – S 2211/16/10003:005): Das als Homeoffice genutzte Arbeitszimmer ist eine Gewerbeimmobilie. Und die Finanzverwaltung geht nicht mehr automatisch davon aus, dass der Arbeitnehmer durch die Vermietung Einkünfte erzielen möchte. Diese Absicht muss vielmehr positiv festgestellt werden, indem eine Überschussprognose erstellt wird. Bedeutet: Hatte Sebastian die Absicht, mit der Vermietung Gewinn zu erzielen, muss er die Einnahmen auch versteuern.
Abzugsbeschränkung ja oder nein?
Übrigens: Liegen die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer vor (im Beispielsfall scheitert es daran) und handelt es sich um Arbeitslohn, können die Aufwendungen für das Arbeitszimmer als Werbungskosten geltend gemacht werden – aber nur bis maximal 1.250 Euro pro Jahr.
Wenn es sich dagegen um Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung handelt, muss der Arbeitnehmer zwar auch – wenn die Einkünftererzielungsabsicht vorliegt - Steuern auf die Einnahmen zahlen. Aber dann kann er seine Aufwendungen voll als Werbungskosten ansetzen und die Abzugsbeschränkung gilt nicht. Hier lassen sich also unter Umständen Tausende von Euro herausholen.
Fall 3: GmbH-Geschäftsführer
Wenn Sie denken, es geht nicht absurder, schauen wir uns kurz noch die dritte Variante an: Sebastian könnte auch eine GmbH gründen und Geschäftsführer dieser GmbH werden. Er vermietet in dieser Rolle das Arbeitszimmer an die GmbH, die es ihm zur beruflichen Nutzung überlässt.
Die Mietzahlungen sind für ihn als Geschäftsführer dann Geschäftsführer-Gehalt, die er versteuern muss. Voraussetzung: Am Sitz der GmbH steht ein Arbeitsplatz zur Verfügung. Andernfalls müssen gegebenenfalls die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuert werden.
Bevor Ihnen das jetzt zu kompliziert wird: Die Lösung ist in der Regel genauso unpraktikabel, wie sie klingt. Denn die GmbH muss schließlich erst einmal gegründet werden. Und angesichts der hohen Hürden (Mindestkapital von 25.000 Euro, Nebenkosten, Buchführungspflicht etc.) lohnt sich die GmbH-Gründung wohl nicht allein aus dem Grund, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen.
Fazit: Wenn Sie sich für die Arbeit im Homeoffice entscheiden, sollten Sie auch die steuerliche Seite bedenken. Die ersten beiden Varianten sind dabei in jedem Fall eine Option. Sollte Sie dagegen die etwas abgehobene Variante reizen, holen Sie sich lieber Hilfe von einem Steuerberater.
"So arbeitet die Redaktion" informiert Sie, wann und worüber wir berichten, wie wir mit Fehlern umgehen und woher unsere Inhalte stammen. Bei der Berichterstattung halten wir uns an die Richtlinien der Journalism Trust Initiative.