Neues Jahr, neues Glück – und vielleicht auch neue Motivation, mal so richtig gründlich aufzuräumen? Dann starten Sie damit doch direkt in Ihrem Postfach – mit unserer Checkliste gelingt es Ihnen problemlos!
Kennen Sie das befreiende Gefühl nach einer umfassenden Aufräumaktion? Dieser positive psychologische Effekt wird auch beim digitalen Ausmisten hervorgerufen. Und ist in Ihrem Postfach erst einmal Ordnung eingekehrt, fällt es auch leichter, dem System treu zu bleiben – es ist also ein langfristiger Profit für Sie! Also legen Sie los:
Erster Schritt: E-Mails
Durchgehen und strukturieren
Beginnen wir mit dem Posteingang: Prüfen Sie alle – also gelesenen sowie ungelesenen – E-Mails. Orientieren Sie sich dabei an der Frage: "Brauche ich diese E-Mail noch oder kann sie aufgrund veralteter Informationen weg?".
Tipp
Sie können mit einem Klick alle Nachrichten einer bestimmten Absender-Adresse auf einmal löschen. Dafür geben Sie die E-Mail-Adresse in das Suchfenster unterhalb des Buttons "E-Mail schreiben" ein, tippen auf "Alle Auswählen" und danach auf "Löschen".
Das Gleiche machen Sie dann auch mit den Mails in Ihrem Gesendet- und Entwürfe-Ordner. Denken Sie aber daran, ggf. Fotos oder andere Anhänge vor dem Löschen in Ihre GMX Cloud hochzuladen – als kostenloser Speicherort bietet sie extra Platz für Ihre Dateien.
Sicherheitstipp
Bei Spam-Mails gilt der Sonderfall: Nicht löschen, sondern als Spam markieren bzw. in den Spam-Ordner verschieben. Mehr Infos dazu.
Die übrig gebliebenen E-Mails werden nun sortiert: Legen Sie dazu eigene Ordner mit passenden Namen an, wie z. B. "Persönliches" oder "Verein". So können Sie neu eingehende Mails künftig direkt in den entsprechenden Ordner verschieben – und behalten so die neugewonnene Ordnung bei. Und wenn Sie sie nicht manuell verschieben wollen, sind Filterregeln eine nützliche Funktion.
Auch für E-Mails, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten (beantworten, weiterleiten etc.) möchten, lohnt sich ein Ordner wie z. B. "Bearbeiten", "To Do" oder "Vorlage". So haben Sie den Status quo stets im Blick.
Legen Sie eigene Ordner an, um Ihr Postfach zu strukturieren.
Komfort-Tipp
Wenn Sie Ihre E-Mails gern thematisch geordnet ansehen möchten, aber selbst keine Ordner anlegen möchten: Das Intelligente Postfach ist Ihr digitaler Assistent dafür! Denn es zeigt Ihnen Ihre E-Mails automatisiert in verschiedenen Kategorien an.
Werfen Sie jetzt noch einen kurzen Blick in den Papierkorb: Ist es vielleicht mal wieder Zeit, ihn vollständig zu leeren?
Einstellungen prüfen
Überprüfen Sie für alle Ordner die eingestellte Aufbewahrungszeit: Klicken Sie dafür auf das Schraubenschlüssel-Symbol rechts neben dem ausgewählten Ordner. In den E-Mail-Einstellungen sehen Sie das definierte Löschintervall und können es bei Bedarf anpassen. Nach Ablauf der eingestellten Frist werden E-Mails nämlich automatisch gelöscht – und wichtige Informationen verschwinden so eventuell ganz unbemerkt.
Tipp: Für E-Mails, die im Papierkorb liegen, genügen kurze Löschintervalle. Im Posteingang hingegen gibt es gar kein Löschintervall – also keine begrenzte Aufbewahrungszeit.
Aber aufgepasst: Das Einstellen eines Löschintervalls ist nur in der Desktop-Ansicht, nicht aber in der GMX Mail App möglich!
Zu guter Letzt: Gehen Sie mal all Ihre Newsletter-Abonnements durch und melden sich eventuell bei denen ab, die Sie nicht interessieren. Ist das Intelligente Postfach aktiviert, geht das auch ganz schnell direkt vom Postfach aus – über "Newsletter abbestellen" im Kopf der Newsletter-Mails.
Neu: Auch Social-Media-Mails können Sie leicht mit einem Klick in der Mail abbestellen.
Zweiter Schritt: Ihre Cloud
Sichten und sortieren
Checken Sie chronologisch Ordner für Ordner: Dokumente, Bilder, Videos – verfolgen Sie ein System zum Abspeichern oder sind Ihre Dateien kreuz und quer abgelegt? Um letzteres zu vermeiden, erstellen Sie am besten auch hier passende Ordner, damit Sie künftig auf langes Suchen verzichten können.
Schauen Sie sich doch mal all Ihre Fotos an: Sind hier auch Bilder darunter, die bspw. aufgrund schlechter Bildqualität schlichtweg überflüssig sind? Dann nutzen Sie den Speicherplatz doch lieber für neue schöne Erinnerungen! Und wenn Sie möchten: Teilen Sie sie doch auch mit Ihren Freunden und Familie.
Und es gilt: Keine Scheu bei Dateien, die der Vergangenheit angehören oder die einfach nicht mehr benötigt werden. Also weg mit abgelaufenen Zugtickets, Dokumenten für eine Präsentation etc.!
Auch auf Duplikate, also doppelt vorkommende Bilder bzw. Dateien, kann man verzichten. Diese werden Ihnen automatisch angezeigt.
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