E-Mails & Cloud aufräumen

Ordnung ist die halbe Miete: in der Wohnung sowie im Postfach. Also packen Sie den virtuellen Besen aus und fegen mal gründlich durch – in Ihren E-Mails und in der Cloud! Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei.
Kennen Sie das befreiende Gefühl nach einer umfassenden Aufräumaktion? Dieser positive psychologische Effekt wird auch beim digitalen Ausmisten hervorgerufen. Also legen Sie los:

Ordnung in den E-Mails

Ihr Postfach von unnötigem Ballast zu befreien schenkt Ihnen nicht nur wieder mehr Speicherplatz – so lässt es sich auch wesentlich besser arbeiten:

Prüfen und strukturieren

  1. Beginnen wir mit dem Posteingang: Gehen Sie tatsächlich alle – nicht nur die ungelesenen – E-Mails durch. Fragen Sie sich stets: Brauche ich diese E-Mail noch? Oder kann sie aufgrund veralteter Informationen weg?
     
    Sicherheitstipp
    Bei Spam-Mails gilt der Sonderfall: Nicht löschen, sondern als Spam markieren bzw. in den Spam-Ordner verschieben. Mehr Infos dazu.
  2. Die übrig gebliebenen E-Mails werden nun sortiert: Legen Sie dazu eigene Ordner mit passenden Namen an wie z. B. "Persönliches", "Verein" oder "Urlaub". Wie das geht, erfahren Sie hier.
  3. Auch für E-Mails, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten (beantworten, weiterleiten etc.) möchten, lohnt sich ein Ordner wie z. B. "Bearbeiten", "To Do" oder "Vorlage". So haben Sie den Status quo stets im Blick.
     
    Komfort-Tipp
    Wenn Sie Ihre E-Mails gern thematisch geordnet ansehen möchten, aber selbst keine Ordner anlegen möchten: Das Intelligente Postfach ist Ihr digitaler Assistent dafür! Denn es zeigt Ihnen Ihre E-Mails automatisiert in verschiedenen Kategorien an.
  4. E-Mails, die nur als Transportmittel für Dateien – z. B. Fotos – dienen, ist dieser Schritt ratsam: Laden Sie die Anhänge in Ihren GMX Cloud und löschen Sie die E-Mail danach. So können Sie bei größeren Dateianhängen viel Speicherplatz sparen.
  5. Werfen Sie jetzt noch einen kurzen Blick in den Papierkorb: Ist es vielleicht mal wieder Zeit, ihn vollständig zu leeren?

Einstellungen durchgehen und ggf. anpassen

  1. Überprüfen Sie für alle Ordner die eingestellte Aufbewahrungszeit: Klicken Sie dafür auf das Schraubenschlüssel-Symbol rechts neben dem ausgewählten Ordner. In den Einstellungen sehen Sie das definierte Löschintervall und können es bei Bedarf anpassen. Nach Ablauf der eingestellten Frist werden E-Mails nämlich automatisch gelöscht – ohne dass es Ihnen auffällt.
     
    Tipp: Für E-Mails, die Sie bewusst schnell loswerden wollen – wie zum Beispiel im Papierkorb – sollten Sie ein kurzes Löschintervall einstellen. Für E-Mails im Posteingang gibt es kein Löschintervall – also keine limitierte Aufbewahrungszeit.
  2. Nutzen Sie das Intelligente Postfach für einen geordneten Überblick über Ihre E-Mails? Super! Dennoch spricht natürlich nichts dagegen, parallel auch Filterregeln für Ihre Ordner anzulegen.

Ordnung in der Cloud

Sie nutzen die GMX Cloud bereits, um Ihre Fotos und Dateien sicher abzuspeichern? Oder legen E-Mail-Anhänge darin ab? Dann lohnt es sich, auch das mal ins Auge zu fassen.

Sichten und sortieren

  1. Gehen Sie chronologisch Ordner für Ordner durch: Dokumente, Bilder, Videos – herrscht überhaupt Ordnung in Ihrem Online-Speicher? Oder haben Sie vielleicht alle Dateien kreuz und quer irgendwo abgespeichert? Dann nutzen Sie die Gelegenheiten und erstellen eigene passende Ordner, damit Sie künftig auf langes Suchen verzichten können.
  2. Vielleicht haben Sie auch mehrere Fotos zum Teilen mit Ihren Freunden hochgeladen? Und es sind einige Bilder darunter, die aufgrund schlechter Bildqualität oder schlechter Belichtung getrost "weg können"? Dann nutzen Sie doch lieber den Speicherplatz für weitere schöne Erinnerungen!
  3. Auch auf Duplikate, also doppelt vorkommende Bilder bzw. Dateien, kann man verzichten. Diese werden Ihnen automatisch angezeigt.
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