So schreiben Sie professionelle Mails

Die Bewerbung, das Ausstellen einer Rechnung oder die Auseinandersetzung mit Ämtern per E-Mail sind alles Situationen, bei denen die E-Mail einfach sitzen muss. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, worauf Sie daher achten sollten.

Eins nach dem Anderen

E-Mails verleiten gerne mal dazu, so viele Punkte wie möglich in eine E-Mail zu packen. Das kann aber dazu führen, dass manche Punkte vom Empfänger übersehen werden und unter den Tisch fallen.

Halten Sie sich deshalb einfach an die Regel „Pro E-Mail ein Anliegen“. Erhält Ihr Empfänger mehrere E-Mails, die jeweils nur ein Anliegen enthalten, geben Sie ihm damit die Chance, auf sie alle gesondert und fokussiert reagieren zu können.

Das ist zwar nicht unbedingt in jeder Situation konsequent umsetzbar, ist aber grundsätzlich eine gute Angewohnheit.

Worum geht es?

Schreiben Sie nun nur ein Anliegen pro E-Mail, sollten Sie sich an allen Stellen auch auf dieses konzentrieren. Achten Sie darauf, Ihr Thema schon im Betreff klar zu benennen. Das erleichtert Ihrem Gegenüber die Bearbeitung Ihrer E-Mail.
 

Benutzen Sie eine Signatur

Richten Sie sich unbedingt eine Signatur ein, die automatisch unter Ihrer E-Mail eingefügt wird und eine Grußformel sowie Ihren vollen Namen und Kontaktinformationen enthält. So vergessen Sie kein wichtiges Detail und sind bei wichtigen Rückfragen für den Empfänger leicht erreichbar (Außerdem vermeiden Sie dadurch auch peinliche Tippfehler).
 

Kontrollieren Sie Ihre E-Mail vor dem Versand

Ja, dieser Punkt ist im professionellen Umfeld eigentlich selbstverständlich. Dennoch soll er an dieser Stelle als Erinnerung dienen: Vergessen Sie nicht, eine E-Mail vor dem Versand nochmals zu kontrollieren! Besonders, wenn man lange an einem Text arbeitet, können sich sehr leicht Fehler einschleichen.

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