E-Mails automatisch sortieren – mit Filterregeln!

Zwischen Weihnachten und Silvester ist vermutlich auch in Ihrem Postfach nicht so viel los. Nutzen Sie doch die Gelegenheit und legen Sie fürs kommende Jahr E-Mail-Filterregeln an: Damit können Sie eingehende Mails automatisch in bestimmte Ordner sortieren lassen. So sind Sie für 2021 ideal organisiert!
Filterregeln legen Sie in Ihren Postfacheinstellungen einfach selbst fest. Dabei werden Ihnen bereits häufig genutzte Filterregeln vorgeschlagen. Alternativ können Sie aber natürlich auch eigene Regeln erstellen. Sie können in diesen Regeln beispielsweise festlegen, dass eingehende E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch immer in einen bestimmten Ordner sortiert werden – aber natürlich auch noch viel mehr.

Tipp: Hier erfahren Sie, wie Sie neue Ordner und Unterordner in Ihrem GMX Postfach anlegen.

Filterregeln anlegen

Um zu den Filterregeln zu gelangen, klicken Sie in Ihren Postfacheinstellungen einfach unter "Ordner" auf den Menüpunkt "Filterregeln":

Häufig genutzte Regeln verwenden

Unter dem Punkt "häufig genutzte Filterregeln" finden Sie zwei bereits vorgefertigte Regeln, die besonders häufig verwendet werden:
 
  • "E-Mail eines Absenders verschieben": Nutzen Sie diese Vorlage, wenn alle E-Mails entsprechend des Absenders automatisch sortiert werden sollen. Dazu müssen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders und den Zielordner festlegen.
  • "E-Mail nach Betreff verschieben": Nutzen Sie diese vorgefertigte Regel, wenn jede E-Mail, die ein festgelegtes Schlagwort bzw. eine bestimmte Phrase im Betreff enthält, automatisch in einen Ordner verschoben werden soll.
Klicken Sie anschließend auf den Button "Filterregel einrichten", wird der automatische Verschiebemechanismus für künftige E-Mails dieses Absenders bzw. Betreffs aktiviert.

Beim Speichern (Button "Filterregel einrichten") wird überprüft, ob Ihre Filterregel Sinn macht oder ob sie eventuell zu ungewolltem Datenverlust führt.

Eigene Filterregeln erstellen

Natürlich können Sie jederzeit auch eigene Filterregeln erstellen: Mit den benutzerdefinierten Regeln können Sie noch komplexere Filterregeln zur Sortierung Ihrer E-Mails festlegen. Klicken Sie dazu auf den Button "Eigene Filterregeln erstellen".

Jede eigene Filterregel besteht dabei aus zwei Teilen:
 
  • Eine Bedingung: Die Filterregel wird erst aktiv, wenn die bestimmte Bedingung erfüllt worden ist. Sie können unter verschiedenen Bedingungen auswählen. Beispiel: Die E-Mail besitzt eine maximale Größe von 5 MB.
  • Eine Aktion: Diese wird ausgeführt, wenn die Bedingung zutrifft. Beispiel: Die E-Mail wird in den Ordner "Bis zu 5 MB" verschoben.
Sie können für jede Regel beliebig viele logische Bedingungen und Aktionen festlegen. So kann eine eigene Regel beispielsweise alle E-Mails von 2 verschiedenen Absendern in denselben Ordner verschieben und gleichzeitig in einen anderen Ordner kopieren.

Filterregeln verwalten

Haben Sie eine Filterregel eingerichtet, erscheint der Punkt "Ihre erstellten Filterregeln". Dort finden Sie eine Gesamtauflistung aller Filterregeln.

Möchten Sie lieber ein anderes Filterkriterium nutzen (bspw. einen bestimmten Betreff) oder den Zielordner verändern? Dies können Sie nachträglich über die nebenstehende Editierfunktion tun. Ebenfalls können Sie über diese Funktion Ihre Filter zeitweise deaktivieren und natürlich auch komplett löschen.

Priorität festlegen

Mit der Priorität legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Regeln angewendet werden sollen. Sie können beliebig viele Filterregeln anlegen. In einigen Fällen können sich diese jedoch gegenseitig beeinflussen oder widersprechen. Welche Regel in einem solchen Fall "gewinnt", hängt davon ab, welche zuerst ausgeführt wird – also die Regel mit der höheren Priorität.

Wie Sie die Priorität und damit die Reihenfolge Ihrer Filterregeln ändern, können Sie in der GMX Hilfe nachlesen.

Eigene Filterregeln ausgiebig testen

Um sicherzugehen, dass Ihre Filterregeln korrekt funktionieren, prüfen Sie diese vorab: Landen die E-Mails immer an der richtigen Stelle? Soll eine Filterregel zur Aktion "Löschen" führen, ist das besonders wichtig, damit auch ganz sicher nur die E-Mails gelöscht werden, die Sie auch löschen wollen.

Lassen Sie betroffene E-Mails daher nicht gleich löschen, sondern am besten vorab in einen Testordner verschieben. Landet mal eine E-Mail unerwünscht im Testordner, können Sie Ihre Filterregel daraufhin anpassen, bis sie richtig funktioniert. Stellen Sie erst dann die Aktion auf "Löschen" um.

Das Intelligente Postfach – für die "Filtermüden"

Um auch ohne Filterregeln immer den Überblick zu behalten, kann das Intelligente Postfach von Nutzen sein.

Denn neben dem Posteingang und Ihren bestehenden E-Mail-Ordnern gibt es vier zusätzliche Kategorien, in denen Sie Ihre E-Mails ebenfalls thematisch sortiert wiederfinden:
 
  • Allgemein
  • Newsletter
  • Social Media
  • Bestellungen
Falls Sie mehr zum Intelligenten Postfach erfahren wollen, klicken Sie hier.

Wir hoffen, Sie fanden diesen Tipp hilfreich und werden (verstärkt) die Filterregeln in Ihrem GMX Postfach nutzen. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Und wenn Ihnen GMX gefällt, geben Sie uns auch gerne ein positives Feedback auf der Bewertungsplattform Trustpilot.

Themen

E-Mail

484 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Ähnliche Artikel

SSL-Verschlüsselung – was ist das?

BILD-Siegel krönt GMX zum "Kundenkönig"

Externe Inhalte in Spam-Mails kontrollieren