E-Mail-Schreiben leicht gemacht

Mit Ihrem GMX Postfach ist es kinderleicht, E-Mails zu schreiben. Wenn Sie eine E-Mail verfassen möchten, klicken Sie einfach auf den Button „E-Mail schreiben“. Dieser befindet sich oben links, direkt neben Adressfeld und Betreffzeile. Klicken Sie auf das kleine Feld mit dem Adressbuch-Symbol neben dem „An“-Feld, um die Person, an die Ihrer E-Mail gerichtet ist, direkt aus dem Adressbuch auszuwählen. Alternativ tippen Sie den Namen oder E-Mail-Adresse einfach in die Adresszeile ein.

Sind die Kontaktdaten bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, hilft Ihnen die praktische Auto-Vervollständigung bereits nach dem ersten Buchstaben weiter, indem Sie die möglichen Namen direkt per Drop-down-Menü auswählen können. Jeder weitere Buchstabe, den Sie eingeben, verfeinert die Auswahl.

Sofortantwort

Besonders schnell antworten Sie per „Sofortantwort“-Funktion auf E-Mails. Wenn Sie eine erhaltene E-Mail öffnen, finden Sie darunter einen Bereich, in dem Sie direkt eine Antwort schreiben können. So müssen Sie nicht erst eine neue E-Mail aufsetzen, sondern können direkt antworten

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie schreibe ich eine E-Mail?

Was ist beim Schreiben einer E-Mail zu beachten? Durch hilfreiche Tipps und Informationen führen wir Sie Schritt für Schritt zu einer guten E-Mail.

• Zweck und Empfängerinnen/ Empfänger beachten
  Machen Sie sich bewusst, ob Sie eine persönliche oder formelle E-Mail schreiben möchten. Dementsprechend können Sie eine private E-Mail individuell und kreativ gestalten. Bei einer seriösen E-Mail sind einige Formalitäten zu beachten.
• Aussagekräftigen Betreff wählen
  Wie lassen sich Zweck und Inhalt der E-Mail kurz und prägnant zusammenfassen? Es sollte sofort erkennbar sein, aus welchem Grund Sie die E-Mail geschrieben haben.
• Richtige Anrede verwenden
  „Hallo …“, „Hey …“, „Sehr geehrte Damen und Herren“ – wählen Sie die Anrede der angesprochenen Person und dem Zweck der E-Mail entsprechend.
  Weitere Tipps gibt’s hier: „Die richtige Anrede“
• Zum Punkt kommen
  Der Haupttext ihrer E-Mail sollte gut strukturiert sein und die wichtigsten Informationen zu Ihrem Anliegen enthalten. Stichpunkte oder Aufzählungen helfen dabei, die Informationen übersichtlicher zu gestalten.
• Grußformel und Signatur
  Einen runden Abschluss bildet der Gruß am Ende einer E-Mail. Ob Sie sich für „Viele Grüße“, „Freundliche Grüße“ oder eine persönlichere Verabschiedung entscheiden, hängt von der adressierten Person und Zweck der E-Mail ab.
  Neben einer individuellen E-Mail-Signatur können Sie weitere Funktionen nutzen.
• Finaler Check
  Sind alle wichtigen Informationen enthalten? Ist ihr Anliegen klar erkennbar? Stellen Sie sich diese Fragen und verbessern Sie Ihre E-Mail gegebenfalls.
• Empfängeradresse eingeben
  Kontaktdaten einfach aus Ihrem Adressbuch auswählen oder E-Mail-Adresse direkt eintippen. Besonders bei sehr wichtigen E-Mails ist es ratsam, die Adresszeile erst nach dem Verfassen des E-Mail-Textes auszufüllen. So wird verhindert, dass Sie die unvollständige oder noch fehlerhafte E-Mail aus Versehen zu früh absenden.
• Absenden nicht vergessen!
  Nun müssen Sie nur noch auf „Senden“ klicken. Vergessen? Bei GMX kein Problem: Die von Ihnen verfasste E-Mail finden Sie im Ordner „Entwürfe“, wo sie automatisch gesichert wurde.

E-Mail individuell gestalten

Wie Sie am besten eine E-Mail schreiben und gestalten, hängt davon ab, an wen und zu welchem Zweck Sie sie versenden. Vor allem, wenn Sie private E-Mails an Freunde oder die Familie schreiben, stehen Ihnen viele Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ihrer Kreativität sind dabei kaum Grenzen gesetzt:

• Nutzen Sie verschiedene Schriftarten
• Eine große Auswahl an Smileys sowie Briefpapier für viele Gelegenheiten verleihen Ihrer elektronischen Post eine persönliche Note
• Passen Sie nach Belieben die Text- und Hintergrundfarbe an
• Fügen Sie Bilder und Links in Ihre Nachrichten ein
• Nutzen Sie zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten wie verschiedene Textausrichtungen oder nummerierte Listen, um Ihre E-Mails optisch weiter aufzuwerten, zu gliedern und den Lesefluss zu verbessern

Eine formelle E-Mail schreiben

Wenn Sie stattdessen eine formelle E-Mail schreiben, zum Beispiel an eine Behörde oder als Teil einer Bewerbung, sollten Sie auf verspielte Elemente ganz verzichten. Smileys und ausgefallene Schriftarten sind hier generell fehl am Platze, und auch beim Briefpapier sollten Sie es beim klassisch weißen Hintergrund belassen. Schlichtes Schwarz auf Weiß spricht hier für Seriosität und Professionalität.

Wählen Sie zudem nach Möglichkeit eine personalisierte Anrede und einen aussagekräftigen Betreff, der kurz und bündig ist und Ihr Anliegen auf den Punkt bringt. Gerade bei Bewerbungen sind dies oft schon Ausscheidungskriterien.

Die richtige Anrede

Ist die genaue Kontaktperson unbekannt, sollten Sie gerade im Falle einer Bewerbung zunächst versuchen, die zuständige Ansprechperson zu ermitteln. Meist handelt es sich dabei um Mitarbeiter der Personalabteilung. Häufig gelingt es, den Namen und E-Mail-Adresse über das Internet zu recherchieren. Im Idealfall sind Ihnen diese Daten jedoch bereits aus der Stellenausschreibung bekannt. Sprechen Sie die zuständige Person förmlich mit „Sehr geehrte Frau X“ bzw. mit „Sehr geehrter Herr Y“ an. Ist die genaue Kontaktperson nicht zu ermitteln, bleibt nur eine allgemeine Anrede à la „Sehr geehrte Damen und Herren“ als Option.

Während es im formellen Briefverkehr für gewöhnlich zur Verabschiedung auch eine Floskel à la „Hochachtungsvoll“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ tut, sollten Sie bei einer Bewerbung stattdessen etwas kreativer sein. Drücken Sie zum Beispiel in dezenter Weise Ihre Vorfreude auf ein persönliches Gespräch aus. Vermeiden Sie dabei Überschwänglichkeit ebenso wie Unterwürfigkeit. Auch Konjunktive wie „Ich würde mich freuen“ haben in einer Bewerbung nichts verloren.

Regelmäßige automatische Sicherung

Damit nichts verloren geht, werden Ihre E-Mails beim Schreiben regelmäßig automatisch zwischengespeichert. Solange Sie Ihrer aktuellen E-Mail noch keinen Betreff gegeben haben, erscheint die Sicherungskopie unter dem Namen „Angefangene E-Mail“ direkt unterhalb des Buttons „E-Mail schreiben“. Existiert bereits ein Betreff, erscheint dieser stattdessen an gleicher Stelle. Auch wenn Sie zwischendurch in Ihrem Postfach navigieren, können Sie jederzeit mit einem Klick wieder auf die hinterlegte Sicherung zugreifen und die begonnene E-Mail fortsetzen.

Weitere Funktionen

• Ein Klick genügt, um eine Rechtschreibprüfung Ihrer E-Mail zu veranlassen
• Von der Festplatte oder aus Ihrer GMX Cloud heraus können Sie einer E-Mail ganz einfach Anhänge wie Bilder, Videos oder sonstige Dateien hinzufügen
• Legen Sie auf Knopfdruck fest, dass eine Lesebestätigung angefordert wird
• Markieren Sie Ihre E-Mails mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität, um dem Empfänger anzuzeigen, wie dringend Ihr Anliegen ist
• Richten Sie in wenigen Schritten E-Mail-Signaturen ein, die Sie Ihrer elektronischen Post bei Bedarf im Handumdrehen zuweisen

Außerdem stellt Ihnen GMX eine umfangreiche Online-Hilfe rund um das Thema „E-Mails schreiben und versenden“ zur Seite.

Verschlüsselung aktivieren

GMX überträgt all Ihre Daten in verschlüsselter Form. Wenn Sie zusätzlich noch Text und Anhänge einer E-Mail verschlüsseln möchten, sodass nur Sie und die Empfängerin/ der Empfänger sie entschlüsseln können (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung), dann klicken Sie auf das kleine Schloss-Symbol, das sich direkt rechts neben dem Button „E-Mail schreiben“ befindet. Sofern Sie die verschlüsselte Kommunikation noch nicht eingerichtet haben, werden Sie in drei einfachen Schritten durch den Prozess geleitet.