Wie kann ich E-Mails zeitversetzt senden?

 Von Nicole – Lesedauer 5 Min.

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Mit dem zeitversetzten Versand schreibst du deine E-Mail dann, wenn du gerade Zeit und Muße hast oder daran denkst. Den Sendezeitpunkt wählst du aber selbst: Du terminierst ihn auf ein späteres Datum, eine andere Uhrzeit, die für dich passt – fertig. Keine E-Mail-Entwürfe, kein Reminder nötig.

Klar, die Funktion nimmt einem zwar nicht das Formulieren und Schreiben der E-Mail ab (da hilft vielleicht die KI weiter, wahlweise auch die neue E-Mail-Assistenz in deinem GMX Postfach) – dafür aber eben das Drandenken.

Gerade bei Geburtstagen, Fristen oder wichtigen Terminen ist das manchmal schon die halbe Miete.

Was bedeutet es, wenn ich eine E-Mail zeitversetzt sende?

Beim zeitversetzten Versand schreibst du deine E-Mail wie gewohnt, verschickst sie aber eben nicht sofort. Stattdessen legst du genau fest, wann die Nachricht tatsächlich an die Empfängerin oder den Empfänger gesendet werden soll.

Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt die Nachricht im Ordner "Postausgang" gespeichert. Erst zum eingestellten Termin wird sie automatisch verschickt und anschließend in den Ordner "Gesendet" verschoben.

Du kannst eine Nachricht also beispielsweise am Sonntag vorbereiten und für Montagmorgen einplanen. Oder du schreibst die Geburtstagsgrüße bereits eine Woche vorher – während du gerade daran denkst und kreativ bist, nicht erst nachts um fünf vor zwölf.

Das Prinzip ist ein bisschen wie bei einer Zeitschaltuhr: Du bereitest alles vor, stellst den passenden Zeitpunkt ein und musst dich danach nicht mehr aktiv darum kümmern.

Wann ist der zeitversetzte Versand für mich sinnvoll?

Eine E-Mail später zu versenden, ist immer dann hilfreich, wenn Schreiben und Versand zeitlich nicht zusammenpassen.

Vielleicht arbeitest du abends konzentrierter, möchtest geschäftliche Nachrichten aber nicht unbedingt um 23:47 Uhr verschicken (wirkt irgendwie unprofessionell). Oder du willst Unterlagen exakt zu einem vorgegebenen Abgabezeitpunkt einreichen. Und auch persönliche Nachrichten lassen sich vorbereiten – etwa Glückwünsche, Erinnerungen oder Einladungen.

Typische Einsatzmöglichkeiten des zeitversetzten Versands sind:

• Geburtstags- und Jubiläumsgrüße
• Bewerbungen und andere wichtige Unterlagen
• Erinnerungen an Fristen oder Termine
• Nachrichten an Personen in anderen Zeitzonen
• berufliche E-Mails, die erst am nächsten Arbeitstag ankommen sollen
• vorbereitete Informationen vor einer Veranstaltung
• Anmeldeunterlagen, die zu einem bestimmten Termin verschickt werden sollen

Auch für die E-Mail-Empfänger kann der Zeitpunkt eine Rolle spielen. Eine berufliche Nachricht, die montags um neun Uhr frisch eintrifft, wird vermutlich eher wahrgenommen als eine Mail, die in der Nacht zwischen Newslettern und automatischen Benachrichtigungen im Postfach landet.

Eine Garantie dafür, dass sie sofort gelesen wird, ist das natürlich nicht. Aber der Versandzeitpunkt lässt sich immerhin bewusst wählen.

Wie kann ich bei GMX eine E-Mail zeitversetzt senden?

Im GMX Web-Postfach findest du die Funktion direkt beim Schreiben einer E-Mail. Mit einem GMX FreeMail-Tarif kannst du aus vorgeschlagenen Versandterminen auswählen. Mit GMX ProMail oder GMX TopMail lässt sich der Versandzeitpunkt individuell festlegen – also mit dem von dir gewünschtem Datum und Zeitpunkt.

So gehst du vor:
 
1. Verfasse zunächst deine E-Mail.
2. Trage die Empfängeradresse und einen Betreff ein.
3. Füge bei Bedarf deine E-Mail-Anhänge hinzu.
4. Klicke neben der Schaltfläche "Senden" auf das Uhr-Symbol.
5. Lege unter Sendezeitpunkt wählen den gewünschten Versandzeitpunkt fest.

6. Bestätige deine Auswahl mit "OK".
7. Klicke anschließend auf "Senden".

Dass du am Ende noch einmal auf "Senden“ klicken musst, wirkt im ersten Moment vielleicht widersprüchlich. Du bestätigst damit aber lediglich, dass die Nachricht für den ausgewählten Termin eingeplant werden soll.

Wann ist der beste Versandzeitpunkt für E-Mails?

Sehr gute Frage, denn: Auch der richtige Versandzeitpunkt kann je nach Art und Empfänger der E-Mail eine Rolle spielen. Schließlich willst du ja, dass deine Mail die volle Aufmerksamkeit bekommt, zum Anlass, Lebens- und Arbeitsrhythmus des Empfängers passt:

Denkbare sinnvolle Versandzeiten könnten als zum Beispiel sein:

• Geburtstagsgrüße: Morgens etwa zwischen 7 und 9 Uhr – pünktlich zum Morgenkaffee, da freut sich das Geburtstagskind!
• Mails im beruflichen Kontext: Ebenfalls am besten morgens. Dann erscheint die Nachricht relativ weit oben im Posteingang, ohne in der nachmittäglichen Mailflut unterzugehen. Übrigens: Der Eingangszeitpunkt einer E-Mail und Wochentag können tatsächlich das Antwortverhalten beeinflussen, dafür gibt es großangelegte Studien. Daneben spielen aber natürlich auch frühere Kommunikation, Absender, Inhalt und Arbeitsbelastung eine wesentliche Rolle.
• Nachrichten in andere Länder: Besonders im beruflichen Kontext kann es hilfreich sein, sich an der Ortszeit des Empfängers zu orientieren. Das wirkt professionell und der zeitzonengerechte Versand sorgt zudem für die bestmögliche Aufmerksamkeit (wenn etwa die Mail "live" per Push reinkommt).
• Private organisatorische Nachrichten: später Nachmittag oder früher Abend. Da ist der Alltagsstress beim Empfänger hoffentlich schon abgeflaut, deine Nachricht konkurriert nicht mehr mit beruflichen Aufgaben.

Kann ich die E-Mail oder den Versandtermin nachträglich ändern?

Du hast die Nachricht eingeplant und entdeckst danach einen Tippfehler? Oder die Unterlagen sollen doch erst einen Tag später verschickt werden?

Solange der Versandtermin noch nicht erreicht ist, kannst du die E-Mail im Ordner "Postausgang" erneut öffnen und bearbeiten. Pass' deinen Nachrichtentext oder den E-Mail-Betreff an, oder lade einen anderen E-Mail-Anhang hoch. Anschließend klickst du erneut auf "Senden", damit die überarbeitete Version wieder eingeplant wird.
 
Auch der Versandtermin lässt sich nachträglich ändern:

1. Öffne den Ordner "Postausgang".
2. Öffne die betreffende E-Mail.
3. Klicke auf "Bearbeiten" und bestätige mit "OK".
4. Klicke erneut auf das Uhr-Symbol.
5. Wähle einen neuen Versandtermin aus.
6. Klicke wieder auf "Senden".
 
Die Mail bleibt danach bis zum neu festgelegten Zeitpunkt im Postausgang.

So ist man flexibel. Denn "geplant"“ bedeutet eben nicht automatisch "nicht mehr zu ändern“. Man kann die Aufgabe gedanklich abhaken, hat aber trotzdem noch die Möglichkeit, kurz vor dem Versand etwas zu korrigieren.
 
Allerdings – klar: nur solange die Nachricht noch nicht verschickt wurde. Ist der eingestellte Zeitpunkt bereits verstrichen, verhält es sich wie bei jeder anderen gesendeten E-Mail: E-Mail zurückholen ist dann nicht mehr möglich.

Was sollte ich vor dem geplanten Versand prüfen?

Der zeitversetzte Versand sorgt dafür, dass die E-Mail pünktlich losgeschickt wird. Ob Inhalt und Anhang stimmen, musst du trotzdem selbst prüfen – ein letzter Blick lohnt sich also.

Geh' am besten diese Punkte durch:

• Stimmt die Empfängeradresse?
• Ist der Betreff eindeutig?
• Sind alle angekündigten Dateien angehängt?
• Sind Datum und Uhrzeit des Versands korrekt?
• Passt der Zeitpunkt zur Zeitzone des Empfängers?
• Sind Anrede und Name richtig geschrieben?
• Enthält die E-Mail Informationen, die bis zum Versand noch veralten könnten?

Mein persönliches Fazit zu diesem Feature:

Für mich gehört der zeitversetzte Versand zu den Funktionen, deren Nutzen man vielleicht erst unterschätzt – und die man danach immer wieder verwendet. Vor allem, weil er bei wichtigen Terminen genau das übernimmt, woran es oft scheitert: zum richtigen Zeitpunkt noch einmal daran zu denken.

Mit dem zeitversetzten Versand ist deine Mail schon geschrieben, der Anhang liegt bei, der Versandtermin steht. Und deine Mail? Kommt auf alle Fälle pünktlich an.
 

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