7 Zeitspar-Tipps für E-Mails

Bergeweise unbearbeitete E-Mails im Posteingang, und dann müssen ja auch noch die eigenen E-Mails aufgesetzt und versendet werden: Wir haben Ihnen alltagstaugliche Praxis-Tipps zusammengestellt, mit denen Sie in Ihrem Postfach schnell und dauerhaft für Ordnung sorgen und beim Mailen wertvolle Zeit sparen!

Tipp 1 – Räumen Sie Ihr Postfach auf

  • Legen Sie neue, eigene Ordner an: Verwenden Sie E-Mail-Ordner für die Korrespondenz zu Ihren wichtigsten bzw. häufigsten Themen, Projekten oder Hobbies. Betiteln Sie die Ordner entsprechend unmissverständlich mit „Shopping“, „Tennisverein“ etc.
  • Nutzen Sie die Filterregeln: Aktivieren Sie sie am besten direkt bei der ersten „Verschiebe-Aktion“ einer Mail. Wie das geht, haben wir Ihnen ja bereits im vergangenen Tipp gezeigt.
  • Passen Sie die Aufbewahrungszeiten Ihrer Ordner an: Damit legen Sie fest, wie lange Ihre E-Mails im jeweiligen Ordner gespeichert werden.
  • Löschen Sie bei Gelegenheit auch E-Mails, die tatsächlich nicht mehr benötigt werden. Gehen Sie bei der gesamten Aufräumaktion auch die anderen voreingestellten Ordner „Gelöscht“, „Spamverdacht“, „Gesendet“ und „Entwürfe“ durch.

    All diese Funktionen finden Sie in den Einstellungen Ihres Postfachs unter „Ordner“.
     

Tipp 2 – Entwickeln Sie E-Mail-Routine

  • Werfen Sie einen regelmäßigen Blick in Ihr Postfach und machen Sie es sich zur Gewohnheit, E-Mails direkt nach dem Sichten oder zumindest zeitnah zu beantworten.
  • Klicken Sie bei zeitkritischen E-Mails auf „Antworten“: Diese Nachrichten sind im Zweifelsfall auch nach dem Login als Erinnerung unter „Entwürfe“ gespeichert.

Tipp 3 – Trainieren Sie die Spamfilter

  • Sollte trotz der zuverlässigen GMX Spamfilter doch mal eine Spam-Mail in Ihren Posteingang gelangen: Verschieben Sie diese bitte in den Spam-Ordner, anstatt sie zu löschen – das trainiert Ihre Spamfilter.

Tipp 4 – Leiten Sie E-Mails weiter

  • Sie müssen nicht immer extra eine neue Mail aufsetzen: Wenn Sie erhaltene Informationen an andere Kontakte weitergeben möchten, leiten Sie die empfangene E-Mail einfach mit einem entsprechenden Kommentar weiter. Wählen Sie dazu die Nachricht in Ihrem Posteingang aus, die Sie weiterleiten möchten, und gehen Sie dann in der oberen Navigation auf „Weiterleiten“.

Tipp 5 – Nutzen Sie „CC“- und „BCC- Funktionen

  • Falls Sie eine E-Mail nicht nur an eine Person adressieren wollen, sondern weitere Personen ebenfalls darüber Bescheid wissen sollen, verwenden Sie die Carbon-Copy-Funktion: Tragen Sie über den Button „Von/CC/BCC“ im CC-Feld zusätzlich die Personen ein, die lediglich Kenntnis von dieser Mail erlangen sollen. Seien Sie sich aber bewusst, dass jeder Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sieht und sie bei Bedarf für eigene Zwecke nutzen kann.
  • Möchten Sie genau das vermeiden, bietet sich Blind-Carbon-Copy-Funktion – also das Feld „BCC“ an: Beim Empfänger werden dann keine anderen E-Mail-Adressen angezeigt.

Tipp 6 – Verwenden Sie eine Signatur

  • Richten Sie sich in den Einstellungen unter „E-Mail schreiben“ eine Signatur mit Grußformel, Ihrem Namen und weiteren wichtigen Kontaktdaten ein. Die Signatur wird dann automatisch zu jeder verfassten E-Mail hinzugefügt und Sie müssen Ihre Kontaktdaten nicht immer wieder neu eintippen.

Tipp 7 – Wählen Sie einen eindeutigen Betreff in Ihrer E-Mail

  • Drücken Sie sich präzise und höflich aus, denn ein aussagekräftiger, vielleicht auch auffordernder Betreff einer E-Mail kann eine schnelle Reaktion bewirken.
  • Wenn die Zeit wirklich drängt: Versehen Sie Ihre E-Mail mit der Priorität „Hoch“ oder fordern Sie eine Lesebestätigung an. Diese Einstellung können Sie in der geöffneten E-Mail über die Fläche „Optionen“ vornehmen. Auch der Zusatz „Bitte um Antwort“ kann zur Beschleunigung der Antworten beitragen.
     
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