7 Zeitspar-Tipps für E-Mails

Bergeweise unbearbeitete E-Mails im Posteingang, und dann müssen ja auch noch die eigenen E-Mails aufgesetzt und versendet werden: Wir haben Ihnen alltagstaugliche Praxis-Tipps zusammengestellt, mit denen Sie in Ihrem Postfach schnell und dauerhaft für Ordnung sorgen und beim Mailen wertvolle Zeit sparen!

Tipp 1 – Räumen Sie Ihr Postfach auf

  • Legen Sie neue, eigene Ordner an: Verwenden Sie E-Mail-Ordner für die Korrespondenz zu Ihren wichtigsten bzw. häufigsten Themen, Projekten oder Hobbies. Betiteln Sie die Ordner entsprechend unmissverständlich mit „Shopping“, „Tennisverein“ etc.
  • Nutzen Sie die Filterregeln: Aktivieren Sie sie am besten direkt bei der ersten „Verschiebe-Aktion“ einer Mail. Wie das geht, haben wir Ihnen ja bereits im vergangenen Tipp gezeigt.
  • Passen Sie die Aufbewahrungszeiten Ihrer Ordner an: Damit legen Sie fest, wie lange Ihre E-Mails im jeweiligen Ordner gespeichert werden.
  • Löschen Sie bei Gelegenheit auch E-Mails, die tatsächlich nicht mehr benötigt werden. Gehen Sie bei der gesamten Aufräumaktion auch die anderen voreingestellten Ordner „Gelöscht“, „Spamverdacht“, „Gesendet“ und „Entwürfe“ durch.

    All diese Funktionen finden Sie in den Einstellungen Ihres Postfachs unter „Ordner“.
     

Tipp 2 – Entwickeln Sie E-Mail-Routine

  • Werfen Sie einen regelmäßigen Blick in Ihr Postfach und machen Sie es sich zur Gewohnheit, E-Mails direkt nach dem Sichten oder zumindest zeitnah zu beantworten.
  • Klicken Sie bei zeitkritischen E-Mails auf „Antworten“: Diese Nachrichten sind im Zweifelsfall auch nach dem Login als Erinnerung unter „Entwürfe“ gespeichert.

Tipp 3 – Trainieren Sie die Spamfilter

  • Sollte trotz der zuverlässigen GMX Spamfilter doch mal eine Spam-Mail in Ihren Posteingang gelangen: Verschieben Sie diese bitte in den Spam-Ordner, anstatt sie zu löschen – das trainiert Ihre Spamfilter.

Tipp 4 – Leiten Sie E-Mails weiter

  • Sie müssen nicht immer extra eine neue Mail aufsetzen: Wenn Sie erhaltene Informationen an andere Kontakte weitergeben möchten, leiten Sie die empfangene E-Mail einfach mit einem entsprechenden Kommentar weiter. Wählen Sie dazu die Nachricht in Ihrem Posteingang aus, die Sie weiterleiten möchten, und gehen Sie dann in der oberen Navigation auf „Weiterleiten“.

Tipp 5 – Nutzen Sie „CC“- und „BCC- Funktionen

  • Falls Sie eine E-Mail nicht nur an eine Person adressieren wollen, sondern weitere Personen ebenfalls darüber Bescheid wissen sollen, verwenden Sie die Carbon-Copy-Funktion: Tragen Sie über den Button „Von/CC/BCC“ im CC-Feld zusätzlich die Personen ein, die lediglich Kenntnis von dieser Mail erlangen sollen. Seien Sie sich aber bewusst, dass jeder Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sieht und sie bei Bedarf für eigene Zwecke nutzen kann.
  • Möchten Sie genau das vermeiden, bietet sich Blind-Carbon-Copy-Funktion – also das Feld „BCC“ an: Beim Empfänger werden dann keine anderen E-Mail-Adressen angezeigt.

Tipp 6 – Verwenden Sie eine Signatur

  • Richten Sie sich in den Einstellungen unter „E-Mail schreiben“ eine Signatur mit Grußformel, Ihrem Namen und weiteren wichtigen Kontaktdaten ein. Die Signatur wird dann automatisch zu jeder verfassten E-Mail hinzugefügt und Sie müssen Ihre Kontaktdaten nicht immer wieder neu eintippen.

Tipp 7 – Wählen Sie einen eindeutigen Betreff in Ihrer E-Mail

  • Drücken Sie sich präzise und höflich aus, denn ein aussagekräftiger, vielleicht auch auffordernder Betreff einer E-Mail kann eine schnelle Reaktion bewirken.
  • Wenn die Zeit wirklich drängt: Versehen Sie Ihre E-Mail mit der Priorität „Hoch“ oder fordern Sie eine Lesebestätigung an. Diese Einstellung können Sie in der geöffneten E-Mail über die Fläche „Optionen“ vornehmen. Auch der Zusatz „Bitte um Antwort“ kann zur Beschleunigung der Antworten beitragen.
     
Ihr Feedback hilft uns sehr weiter! Wenn Sie also diesen Tipp hilfreich fanden, freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung weiter unten.

324 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Ähnliche Artikel

Bewerbungs-E-Mail schreiben – so geht's

Neues Jahr – neues Glück – neuer Job? Für viele bedeutet ein neues Jahr auch eine berufliche Veränderung. Damit Sie dabei von Anfang an punkten und Ihren möglichen neuen Arbeitgeber von sich überzeugen, zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Bewerbungs-Mail schreiben. Denn nicht nur bei den Bewerbungsunterlagen, sondern auch bei der zugehörigen E-Mail sollten Sie ein paar Dinge beachten: weiterlesen
390 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails effizient löschen

Viele kennen es – ­ein Berg voll E-Mails erschwert es, Ordnung im Postfach zu halten. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mails einfach und vor allem langfristig löschen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr GMX Postfach dabei unterstützt... weiterlesen
475 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Verschwundene E-Mails? So finden Sie sie wieder!

"Hilfe – meine E-Mails sind verschwunden!" Diesen Satz hat bestimmt jeder schon einmal gehört, wenn nicht sogar selbst ausgesprochen. Doch was steckt wirklich dahinter, wenn bestimmte E-Mails plötzlich weg sind? Wie kann das sein? Wir geben Tipps, woran es liegen kann und wie Sie die Situation in Zukunft gelassen meistern. weiterlesen
2.234 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Typische E-Mail-Patzer vermeiden

Den Anhang vergessen, die falsche Anrede verwendet oder doch einen unfertigen Entwurf verschickt – auch beim E-Mail-Verkehr können die kleinsten Flüchtigkeitsfehler peinlich werden. Wir stellen Ihnen die typischsten E-Mail-Patzer vor und zeigen Ihnen, was Sie tun können, um sie zu vermeiden: weiterlesen
1.555 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails nach Absendern sortieren

Warum händisch E-Mails sortieren, wenn es auch automatisch geht? Im GMX Postfach verschiebt eine Filterregel die E-Mails bestimmter Absender auf Ihren Wunsch in die entsprechenden Ordner. weiterlesen
173 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails schneller bearbeiten – so geht's

Gerade wenn man nicht wirklich Zeit hat, kommt ein brechend volles E-Mail-Postfach ungelegen. Es gibt aber Methoden, mit denen Sie den Berg schnell bewältigen und so langfristig viel Zeit sparen können. Wir stellen Ihnen einige davon vor. weiterlesen
309 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails mit Filterregeln automatisch sortieren

In Ihrem GMX Postfach können Sie Filterregeln für Ihren Posteingang definieren, die automatisch eingehende Nachrichten bearbeiten und/oder sortieren. So wird schon für Ordnung gesorgt, bevor Sie sich in Ihr Postfach einloggen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie die Filterregeln funktionieren und wie Sie diese ganz leicht selbst erstellen. weiterlesen
335 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

GMX Nutzerzahlen auf Rekordwert

1997 als Internetportal "Global Message eXchange" gestartet, ist GMX zum deutschen Marktführer im Segment E-Mail aufgestiegen. Das bestätigen auch die aktuell vorliegenden Nutzerzahlen, die einen neuen Rekord erzielen! Doch lesen Sie hier mehr dazu: weiterlesen

Themen

E-Mail
14 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

E-Mails & Cloud aufräumen

Sie möchten Ihr Postfach von unnötigem Ballast befreien und es mal so richtig auf Vordermann bringen? Dann nichts wie los! Am besten sorgen Sie zuerst bei Ihren E-Mails und in der Cloud für Ordnung und schaffen so eine Grundlage, mit der Sie nicht nur besser arbeiten können, sondern auch gleichzeitig noch Speicherplatz für Ihr Postfach gewinnen… weiterlesen
791 Personen finden diesen Artikel hilfreich.

Sich selbst E-Mails schicken

Viele Menschen schreiben sich selbst regelmäßig E-Mails – und das ist gar nicht so ungewöhnlich, wie es sich im ersten Moment vielleicht anhört. Ganz im Gegenteil, es kann sogar sehr praktisch sein. Beispielsweise, um Dateien oder Links auch von einem anderen Gerät aus zu erreichen. Wir geben Ihnen ein paar Beispiele, in denen sich eine E-Mail an das eigene Postfach lohnt: weiterlesen
2.171 Personen finden diesen Artikel hilfreich.