E-Mails schneller bearbeiten – so geht's

Gerade wenn man nicht wirklich Zeit hat, kommt ein brechend volles E-Mail-Postfach ungelegen. Es gibt aber Methoden, mit denen Sie den Berg schnell bewältigen und so langfristig viel Zeit sparen können. Wir stellen Ihnen einige davon vor.

Antworten, weiterleiten, archivieren oder löschen?

Gehören Sie auch zu denen, die die Bearbeitung von E-Mails gerne immer weiter aufschieben?

Vor allem  vermeintlich „unwichtige“ E-Mails häufen sich so schnell im Postfach an und sind dann in großer Anzahl ein echter Zeitfresser.

Arbeiten Sie deshalb immer zuerst alle „Kleinigkeiten“ ab, indem Sie alle E-Mails im Postfach nacheinander durchgehen. Dabei sollten Sie alle, die keiner Antwort bedürfen, sofort archivieren, löschen oder weiterleiten.

Alle E-Mails, die dagegen eine Antwort benötigen, „erledigen“ Sie dabei vorerst nur, indem Sie auf „Antworten“ und dann auf „Als Entwurf speichern“ klicken. So werden Sie erstmal nicht von großen Themen aufgehalten, das Postfach leert sich und Sie können sich im nächsten Schritt Ihren zu beantwortenden E-Mails im Entwürfe-Bereich widmen.

E-Mail-Inhalte optimieren

Wenn Sie auf eine schnelle Antwort hoffen, sollten Sie gehobenen Wert auf einen aussagekräftigen Betreff legen. Das ist immerhin die erste Botschaft, die der Empfänger von Ihrer E-Mail sehen wird.

Im Idealfall fasst ein guter Betreff Inhalt/Absicht einer Mail so kurz wie möglich zusammen.

Wenn Sie dem E-Mail-Knigge folgen, haben Sie generell bessere Chancen auf eine schnelle Antwort.

Eine Ordnerstruktur erstellen

Für alle, die E-Mails archivieren müssen, ist eine Ordnerstruktur hilfreich. Diese sollte Ihre aktuellen Aufgaben, Aktivitäten und Projekte wiederspiegeln, damit Sie einsortierte E-Mails leicht wiederfinden können.

Manche Themen kann man durch Unterordner dabei noch präzisieren. Dabei sollten Sie aber nicht zu tief ins Detail gehen, um nicht mehr Zeit mit dem Archivieren oder der Suche nach E-Mails zu verbringen, als wirklich nötig.

Auch Filterregeln in Ihrem Posteingang können massiv Zeit sparen.

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