Ob am Festnetztelefon, Handy, per Email oder SMS - im Beruf wird ständig kommuniziert. Aber es ist keineswegs egal, wie Menschen miteinander in Kontakt treten. Deshalb Augen auf bei der Wahl von Handy und Co., damit es nicht zu Misstönen kommt!

"Grundsätzlich ist eine Email offizieller als eine SMS", berichtet die Benehmensberaterin und Kommunikationstrainerin Marlies Smits aus Großhansdorf bei Hamburg. Und gerade deshalb rät sie Berufstätigen, immer zu überlegen, welches Kommunikationsmittel am besten zur Situation passt. Wer zum Beispiel mit einem Kunden zum ersten Mal in Kontakt tritt, sollte eine Email schreiben oder einen Festnetzanschluss anrufen. "Eine SMS ist viel persönlicher und deshalb unpassend." Der Anruf auf dem Handy sollte nur dann als erste Kontaktmöglichkeit dienen, wenn es keine Festnetznummer gibt.

Welche Kommunikationsform die beste und passendste ist, hängt von ganz unterschiedlichen Faktoren ab. "Wenn Sie mit jemanden in Kontakt treten wollen, sollten Sie seine Präferenzen im Auge haben", empfiehlt Smits. Kommuniziert er gerne per SMS? Lässt er sein Handy immer zu Hause liegen? "Die Frage, welche Art der Kommunikation präferiert wird, hat auch etwas mit der Branche zu tun. So ist Skype und Internettelefonie in der IT-Branche Standard , aber nicht im kaufmännischen Bereich", berichtet der Kommunikationstrainer und Businesscoach Thomas Selaskowski aus Berlin.

"Erreichen Sie am Handy niemand, ist es besser, auf die Mailbox zu sprechen als eine SMS zu senden", erklärt Smits. Der Grund dafür ist der unterschiedliche Umgang mit dem Handy: Während der eine dauernd simst, hat der andere in seinem Leben trotz eigenem Handy noch nie eine SMS verschickt. "Gerade im mittleren Management kenne ich Leute, die keine SMS schreiben und auch nicht lesen", betont Selaskowski. In diesem Fall führt eine SMS sicher nicht zu dem gewünschten Kontakt.

Übrigens kommt es im Job auch auf die Form an. An Emails werden heute im geschäftlichen Bereich die gleichen formalen Ansprüche gestellt wie an einen postalischen Geschäftsbrief oder ein Fax. "Eine Anrede gehört deshalb genauso zum guten Ton wie der Abschlussgruß", betont Smits. Gefühlsikons seien dagegen ein "No Go".

Aber es gibt noch mehr zu beachten: So sollten berufliche Emails nicht einen Rattenschwanz an zuvor geposteten Mails und Signaturen enthalten. Smits Tipp: "Bitte löschen Sie alles, was der Empfänger zum Verständnis der Mail nicht braucht. Das macht die Lektüre leichter." Auch auf die Vertraulichkeit müssen alle achten. So sollten Newsletter nicht so verschickt werden, das jeder sämtliche Email-Adressen der Empfänger lesen kann. Smits: "Benutzen Sie bitte die BCC-Funktion."

Für alle Blackberry-Nutzer hat Selaskowski noch einen besonderen Tipp: "Seien Sie sich darüber klar, dass das, was Sie schreiben, bei anderen als Email ankommt. Achten Sie also auf die Form."

In einer Email lassen sich kompliziertere Inhalte mitteilen als in einer SMS. Eins haben aber beide Kommunikationsformen gemeinsam: Sie transportieren keine Gefühle und keine Zwischentöne. Auch das gilt es zu beachten. Nutzen Sie im Zweifelsfall lieber Telefon und Handy. "Alles was Sie sofort klären müssen, sollten Sie per Telefongespräch tun", rät Smits. So sind zum Beispiel Terminabsagen per SMS ein Problem. Denn anders als am Telefon weiß der Sendende nicht, wann die Nachricht den Empfänger erreicht.

Auch beim Nutzen des Mobiltelefon gibt’s einiges zu beachten: "Da niemand weiß, wo er den Angerufenen erreicht, ist es wichtig zu fragen, ob man stört", betont Selaskowski. Doch nicht nur der Anrufer, sondern auch der Angerufene sollte sich Gedanken über den Handy-Gebrauch machen. Schließlich entscheidet er, ob er überhaupt dran geht. Selaskowskis Tipp: "Sie müssen nicht überall erreichbar sein, ob an der Tankstelle oder im Supermarkt. Machen Sie doch Ihre Mittagspause zur handyfreien Zone!"